Immobilienvermarktung und Datenschutz

Datenschutz bei der Immobilienvermarktung: Worauf Sie achten müssen

Bereits am 24. Mai 2016 trat die neue europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraf. Seit dem 28.Mai 2018 sind die in der DSGVO enthaltenen Vorgaben für alle Mitgliedstaaten der EU verbindlich und zwar selbst dann, wenn die Vorgaben nicht in nationales Recht umgesetzt wurden. Diese Verordnung überarbeitet die früheren nationalen Regelungen zum Datenschutz und sie sind von Jedermann, egal ob Privatperson oder Unternehmer, einzuhalten. Da Verstöße zu hohen Bußgeldern führen können, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel, worauf Sie bei der Vermarktung von Immobilien im Hinblick auf die DSGVO achten müssen.

Der Anwendungsbereich der DSGVO

Damit die DSGVO überhaupt Schutz entfaltet, muss zunächst der Anwendungsbereich eröffnet sein. Alle geschäftlichen Tätigkeiten, die ein Immobilienmakler durchführt, unterfallen dem Schutz der DSGVO, unabhängig von der Anzahl der Objekte. Grundsätzlich gilt hierbei, dass nur diejenigen Daten verarbeitet werden dürfen, die für die Durchführung der Transaktion zwingend notwendig sind. In Zeiten der Digitalisierung wird die Objektakquise mittlerweile oft online betrieben und nicht mehr vor Ort im Immobilienmaklerbüro. Sobald aber im Rahmen einer Immobilientransaktion Objektunterlagen in eine Datenbank eingestellt werden, um Interessenten eine Due Diligence zu ermöglichen, greift auch die DSGVO.

Wie kann sich ein Immobilienmakler vor Verstößen gegen die DSGVO schützen?

Während die Verarbeitung von bestimmten personenbezogenen Daten grundsätzlich unzulässig und damit verboten ist, ist die Verarbeitung anderer persönlicher Daten nur unter strengen Voraussetzungen erlaubt. Angaben zur Sexualität, Religion, politischer Einstellung sowie rassischer oder ethnischer Herkunft dürfen keinesfalls erhoben werden. Lässt ein Kunde diese Kundendaten dem Makler ungefragt zukommen, sind sie unverzüglich zu löschen bzw. zu vernichten. Andere Daten, wie beispielsweise Name, Adresse, Geburtsdatum usw. dürfen verarbeitet werden, sofern eine Einwilligung durch den Betroffenen oder ein Erlaubnistatbestand gemäß der DSGVO greift.
Zu Beweiszwecken und um sich selbst vor potentiellen Streitigkeiten zu schützen, sollte sich ein Immobilienmakler die Einwilligung des Betroffenen zur Datenverarbeitung immer schriftlich erteilen lassen.
Zwar finden sich in Kapitel 3 der DSGVO zahlreiche Erlaubnistatbestände, allerdings hat Art. 6 I (1) Lit. f) für Immobilienmakler die größte Relevanz. Danach ist die Verarbeitung der Daten zulässig, sofern der Vermieter oder ein Dritter, beispielsweise ein Interessent, ein berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung hat und dieses Interesse im Vergleich zum Interesse der betroffenen Person an der Geheimhaltung ihrer Daten überwiegt. Zu prüfen ist hier immer, welche konkreten Daten der Interessent in der konkreten Phase der Immobilientransaktion tatsächlich benötigt. Auch hier gilt wieder, dass nur das Nötigste weitergegeben werden darf. Außerdem ist zu prüfen, ob es dem Interesse des Kunden gerecht wird, bestimmte personenbezogene Daten zu anonymisieren und zu schwärzen.

Ein Beispielsfall der Anwendung von Art. 6 I (1) Lit. f)

Geht es beispielsweise um die Vermittlung einer Wohnung, die jeder Interessent ohne eine vorherige Auswahl besichtigen kann, so ist der Immobilienmakler nur zur Verarbeitung der Namen und Telefonnummern der Interessenten berechtigt. Soll aber zuvor eine Auswahl getroffen werden, wer die Wohnung besichtigen darf und wer nicht, so kann dies zu einer Verarbeitung der Daten berechtigen. Art. 6 I (1) Lit. f) greift in diesem Fall nämlich beispielsweise dann, wenn die Wohnung aktuell noch vermietet ist und daher nicht uneingeschränkt besichtigt werden kann. Um den richtigen Mieter auszuwählen, dürfen dann weitere Daten, wie eine Mieterselbstauskunft, erhoben werden. Achtung: Sobald Sie sich jedoch für einen anderen Mieter entscheiden, sind die Daten aller übrigen Bewerber unverzüglich zu löschen, falls sie im Rahmen der Digitalisierung erhoben wurden. Daten in Papierform sind umgehend zu vernichten.

  22. Mai 2021
  von: ImmoHolm
  Kategorie: Allgemein · Vermarktung